Die im Oktober 2019 vom Europäischen Rat angenommene EU-Richtlinie zum „Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden" (Whistleblower-Richtlinie), verpflichtet unser Unternehmen zukünftig zur Einrichtung interner Meldekanäle (Hinweisgeber:innen Plattform).
Eine wirksame Hinweisgeber:innen Plattform soll den Ruf unseres Unternehmens schützen und finanziellen und rechtlichen Auswirkungen vorbeugen. Es bietet unseren Mitarbeiter:innen und Dritten die Möglichkeit, Verstöße (wie Betrug oder Korruption aber auch sonstige Fehlverhalten) vertraulich zu melden. Das System unterstützt dabei, die Kontrolle über das weitere Vorgehen zu behalten und Hinweisgeber:innen zu schützen.
Umsetzung
Wir wollen sicherstellen, dass Sie Ihre Anliegen frei ansprechen oder Ihre Wahrnehmungen mitteilen können. Egal ob als Einzelperson oder Gruppe. Anliegen und Beschwerden sollten zuerst Ihrer direkten Führungskraft oder - unter bestimmten Umständen - Ihrer Bereichsleitung oder auch dem Betriebsrat gemeldet werden.
Wir haben uns zur Umsetzung der EU-Richtlinie für eine Kooperation mit der unabhängigen Ombudsstelle der O.P.P-Compliance GmbH (O.P.P.) mit Sitz in Wels, entschieden.
O.P.P. fungiert als neutrale und unabhängige Ombuds- und Clearingstelle für alle einlangenden Meldungen. Dadurch stellen wir auch sicher, dass Hinweisgeber:innen uns, als Unternehmen, anonym bleiben.
Die Ombudsstelle steht Ihnen zur Verfügung, um Angelegenheiten zu melden, die Verstöße in folgenden Bereichen betreffen:
- Öffentliches Auftragswesen,
- Finanzdienstleistungen und -Märkte, Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
- Produktsicherheit und -konformität,
- Verkehrssicherheit,
- Umweltschutz,
- Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit,
- Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz,
- öffentliche Gesundheit,
- Verbraucherschutz,
- Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen.
- Verhinderung und Ahndung von Straftaten (Bestechung, Amtsmissbrauch)
- Rechtsverletzungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union
- Abgabenbetrug
- Schmuggel
- Abgabenbetrug und grenzüberschreitender Umsatzsteuerbetrug
- Förderungsmissbrauch
Sie können Ihre Anliegen dort anonym per Telefon oder über die Webseite www.meinhinweis.at melden.
Ihr Anliegen wird von Personen, die einer gesetzlichen Schweigepflicht unterliegen, entgegengenommen und bearbeitet.
Ihr Ansprechpartner
Kontakt zu Ombudstelle:
Telefonisch werktags von 08:00 - 20:00 Uhr
Rufnummer: 0660 104 21 55
Rufnummer mit Unterdrückung ihrer eigenen Mobiltelefonnummer:
#31# 0660 104 21 55
www.meinhinweis.at
hinweis@meinhinweis.at
Was genau ist bzw. macht die Ombudsstelle?
Zentrale Aufgabe der Ombudsstelle ist die vertrauliche Entgegennahme von Hinweisen auf Verstöße gegen Gesetze und interne Richtlinien unserer Organisation bzw. unseres Unternehmens. Die Ombudsstelle ist selbstständig und unabhängig tätig und unterliegt keiner Auskunftspflicht gegenüber unserem Unternehmen oder Dritten.
Ist die Ombudsstelle unabhängig?
Ja, die Ombudsstelle ist eine unabhängige Stelle und wird keine internen Untersuchungen für unser Unternehmen leiten bzw. durchführen und im Rahmen ihrer Tätigkeit keinerlei Weisungen unseres Unternehmens erhalten oder annehmen.
Wer genau ist die Ombudststelle?
Das Team, das unter der angegebenen Webseite, Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse erreichbar ist, besteht aus gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichteten Mitarbeiter:innen der O.P.P-Compliance GmbH mit Sitz in Wels.
Was ist das Besondere an der Ombudsstellen?
Die Mitarbeiter:innen der Ombudsstelle unterliegen einer gesetzlichen Schweigepflicht, somit sind die Vertraulichkeit, die Inhalte der Kommunikation zwischen Hinweisgeber:in und der Ombudsstelle gewährleistet. Es ist möglich, die Ombudsstelle anonym zu kontaktieren bzw. Hinweise durch diese anonym an unser Unternehmen übermitteln zu lassen.
Warum sollte ich mich an die Ombudsstelle wenden?
Die Zusammenarbeit sowie die Führung und Förderung von Mitarbeiter:innen ist in unseren internen Richtlinien und Vorgaben geregelt. Bei Unstimmigkeiten oder Problemen können und sollen sich alle Mitarbeiter:innen bevorzugt direkt an die Vorgesetzten oder die nächsthöheren Vorgesetzten sowie den Betriebsrat wenden.
Es gibt jedoch Situationen (wie z. B.: Betrug, Veruntreuung, Bestechung), in denen Mitarbeiter:innen diesen allgemein gültigen Beschwerdeweg nicht einschlagen möchten. In diesen Fällen kann sich der:die Mitarbeiter:in alternativ an die Ombudsstelle wenden.
Muss ich mich an die Ombudsstellen wenden?
Nein, die Kontaktaufnahme mit der Ombudsstelle ist freiwillig.
Gibt es Verstöße, die ich der Ombudsstelle meinhinweis.at melden muss?
Grundsätzlich gelten für alle Mitarbeiter:innen die arbeitsvertraglichen Pflichten und die Regelungen und Richtlinien des Unternehmens. Die Ombudsstelle stellt lediglich eine zusätzliche Kontaktstelle zur Meldung von Verstößen dar.
Wird mich die Ombudsstelle juristisch vertreten?
Nein, die Ombudsstelle agiert als neutrale Person zwischen dem Unternehmen und dem:der Mitarbeiter:in. Mit der Kontaktaufnahme dem:der Hinweisgeber:in entsteht kein Mandatsverhältnis.
Was kostet es mich, wenn ich die Ombudsstelle in Anspruch nehmen möchte?
Die Einschaltung der Ombudsstelle ist für alle Mitarbeiter:innen kostenfrei.
Kann ich die Ombudsstelle auch während der Arbeitszeit kontaktieren?
Ja, die Ombudsstelle kann auch während der Arbeitszeit kontaktiert werden. Diese ist telefonisch werktags in der Zeit von 8:00 bis 20:00 Uhr erreichbar.
Was mache ich, wenn die Ombudsstelle telefonisch nicht erreichbar ist?
Sollte die Ombudsstelle zu den angegebenen Zeiten nicht erreichbar sein, so hat der:die Anrufer:in die Möglichkeit, seinen:ihren Namen bzw. seine:ihre Telefonnummer auf der Mobilbox zu hinterlassen. Die Ombudsstelle wird sich daraufhin umgehend bei dem:der Anrufer:in melden.
Selbstverständlich kann das Anliegen auch jederzeit über die Webseite www.meinhinweis.at/hinweis-geben/ eingebracht werden.
Wie läuft die interne Untersuchung ab?
Der Hinweis wird im Regelfall durch eine:n Mitarbeiter:in der Ombudsstelle analysiert und in zusammengefasster Form anonymisiert an die Geschäftsführung des betroffenen Unternehmens bzw. Unternehmensbereichs weitergeleitet. Zur internen Prüfung wird die Geschäftsführung nur Personen involvieren, die zur Klärung des Sachverhalts zwingend erforderlich sind. Im Rahmen der Prüfung wird der eingegangene Hinweis überprüft, indem beispielsweise Unternehmensdaten ausgewertet oder beschuldigte Personen befragt werden. Falls zur Klärung des Hinweises weitere Informationen benötigt werden, wird sich die Ombudsstelle (soweit der:die Hinweisgeber:in diese Möglichkeit einräumt) an den:die Hinweisgeber:in wenden.
Wie verläuft die Hinweisbearbeitung, wenn ich einen Hinweis namentlich abgebe?
Bei einem namentlichen Hinweis wird die Ombudsstelle die Identität des:der Hinweisgebers:in nur dann gegenüber dem Unternehmen offenlegen, wenn dies der:die Hinweisgeber:in ausdrücklich möchte. In allen anderen Fällen wird die Identität des:der Hinweisgebers:in vertraulich behandelt.
Was passiert, wenn sich der Hinweis auf die Geschäftsführung bezieht?
Hinweise, die eine Geschäftsführung betreffen, werden an die Eigentümervertretung weitergeleitet.
Kann ich mich mit meinem Hinweis zusätzlich noch gemäß der Unternehmensrichtlinien intern an meine Führungskraft bzw. die Bereichsleitung wenden?
Ja, der allgemeingültige und bevorzugte Beschwerdeweg steht selbstverständlich jedem:jeder Mitarbeiter:in weiterhin offen.
Wann ist die Ombudsstelle erreichbar?
Die Ombudsstelle steht Ihnen von werktags von 08:00 bis 20:00 Uhr per Telefon oder jederzeit auf der Webseite www.meinhinweis.at, sowie per E-Mail, zur Verfügung. Anrufe werden nicht aufgezeichnet und jegliche Gespräche oder Korrespondenz werden vertraulich behandelt.
Telefonisch werktags von 08:00 - 20:00 Uhr
Rufnummer: 0660 104 21 55
Rufnummer mit Unterdrückung ihrer eigenen Mobiltelefonnummer: #31# 0660 10421 55
www.meinhinweis.at
hinweis@meinhinweis.at
Was passiert, wenn ich die Ombudsstelle anrufe?
Wenn Sie die Ombudsstelle anrufen, wird Ihnen eine unabhängige, geschulte Ombudsperson einige Fragen stellen, um den Hintergrund Ihres Anliegens verstehen zu können. Diese Ombudsperson ist darauf spezialisiert, die richtigen Informationen in Bezug auf das von Ihnen gemeldete Anliegen zu sammeln und Sie zu schützen. Sie wird niemals Partei ergreifen und fungiert ausschließlich als objektive, professionelle Dritte.
Sollten Ihre Hinweise keine der Themenbereiche betreffen, die durch die EU-Richtlinie (bzw. deren Umsetzung in nationalem Recht) umfasst sind, wird sie die Ombudsperson darauf hinweisen und Ihnen mitteilen, an wen Sie sich mit Ihrem anliegen wenden können.
Was passiert mit meinem Anliegen?
Sie bleiben anonym, da ihr Anliegen in der Ombudsstelle von gesetzlich zur Vertraulichkeit verpflichteten Personen bearbeitet wird. Die Ombudsstelle bereitet einen anonymisierten Bericht vor, der an unser Unternehmen zur Bearbeitung weitergeleitet wird
Was passiert mit meinen Daten?
Die Daten werden sowohl bei der Ombudsstelle als auch im Unternehmen geschützt und datenschutzgerecht verarbeitet. Unbeteiligte Dritte haben keinen Zugriff auf die übermittelten Daten. Nach Fallabschluss werden alle personenbezogenen Daten gelöscht bzw. vernichtet.
Erhalte ich ein Feedback?
Ist die Prüfung Ihres Anliegens abgeschlossen, erfolgt eine Rückmeldung an Sie, sofern Sie bei der Meldung Kontaktdaten bekannt gegeben haben.
Sollte die Untersuchung mehr Zeit in Anspruch nehmen, bekommen Sie zeitnah eine Zwischenmeldung über den Stand der Bearbeitung. Falls für die Bearbeitung Ihres Anliegens zusätzliche Informationen von Ihnen benötigt werden, wird sich die Ombudsstelle mit Ihnen in Verbindung setzen.
Falls sie eine anonyme Meldung abgegeben haben, erhalten Sie bei der Abgabe der Meldung ein Passwort, das Sie bei einer erneuten Kontaktaufnahme nennen müssen, um Informationen zum aktuellen Stand Ihres Anliegens zu erhalten.